“山东福瑞德国际会展集团有限公司（简称‘福瑞德会展’）在定制家居、五金、木业、建材、环保、文体旅等行业均有主承办品牌性展会，拥有丰富的展会专业买家组织工作经验。”山东福瑞德国际会展集团有限公司董事长孙立伟表示。
山东福瑞德国际会展集团有限公司董事长
孙立伟告诉记者，在邀请买家方面，福瑞德会展采用了多元化的渠道，深度融合线上与线下资源，构建起全方位、立体化的邀约体系。
在线上自主邀约层面，福瑞德会展充分利用数字化沟通工具。电话邀约团队会根据行业数据库，对重点潜在买家进行一对一沟通，在通话前详细了解买家企业的业务范围和采购偏好，以专业话术介绍展会与买家需求的契合点，邀请其参与展会。短信邀约则通过精准推送个性化短信，附上展会亮点、核心展品预告及报名链接，吸引买家关注。微信邀约更是发挥社交平台优势，一方面通过官方公众号定期发布展会动态、行业趋势分析等内容，吸引潜在买家关注；另一方面，组建专业的微信客服团队，主动添加目标买家微信，以朋友圈宣传、一对一私聊等形式，为买家定制专属的展会参观方案，及时解答疑问，提升买家参展意向。
线下自主邀约同样扎实推进。福瑞德会展组建了专业的地推团队，深入各大产业园区、专业市场和企业聚集地。地推人员会携带精心制作的展会宣传册、产品样本等物料，与企业负责人面对面交流，现场展示展会的规模、特色展区和参展品牌，通过生动讲解和案例分享，直观呈现展会为企业带来的商机。
与此同时，福瑞德会展也积极与行业协会展开深度合作。行业协会在各自领域有着广泛且精准的会员资源，能根据公司所办展会的主题和定位，为展会推荐高质量的买家。
孙立伟强调，如果是通过第三方机构邀请，要确保第三方机构提供的买家真实有效。合作前应对第三方机构进行严格的资质审核，查看其过往的业绩、合作案例以及在行业内的口碑。公司会要求第三方机构详细提供买家的信息，包括公司名称、地址、联系方式、采购业务范围等，通过电话回访以及线上信息查询等方式对这些信息进行核实。同时，要与第三方机构签订详细的合同条款，明确如果提供虚假买家信息需要承担的法律责任和经济赔偿，以此来约束第三方机构的行为，保障买家信息的真实性。
孙立伟表示，在筛选特邀买家时，福瑞德会展有一系列明确的硬性要求。首先，买家需具备采购决策权，例如企业的董事长、总裁、采购经理等关键职位人员。其次，其采购品类要与展会的展品范围高度契合。
为了核实采购需求的真实性，福瑞德会展会在买家报名阶段要求其详细填写采购需求问卷，包括所需产品的具体规格、预计采购数量、采购预算区间等。收到问卷后，公司的工作人员会通过电话沟通进一步了解其采购计划的细节，比如采购的时间节点、对产品的特殊要求等。对于一些重点买家，公司还会安排实地拜访，深入了解其企业的运营情况和实际采购需求，以此来确保买家采购需求的真实性，为展商提供精准的对接资源。
为了提高展商和观众的对接精准度和效率，福瑞德会展采用线上系统自动推荐和人工筛选相结合的方式把买家的需求精准匹配给对应展商。买家可以通过展会小程序，筛选相关主题，线上系统会根据买家的需求，与展商提供的展品信息进行大数据分析匹配，快速筛选出一批潜在匹配的展商。买家也可以点击展会小程序右下方联系在线客服发送采购需求，展会人工团队会进行介入筛选，对系统推荐的结果进行二次审核和优化，确保推荐的精准度。
孙立伟表示，福瑞德会展采用的是自主研发的线上买家对接系统。自主研发的优势在于能够完全根据自身展会的特点和需求进行定制化开发，系统的功能和操作流程可以更好地贴合公司的业务逻辑，同时在数据安全和系统维护方面也有更强的自主性。例如，福瑞德会展可以根据不同展会的主题和展商、买家的需求，开发专属的特色功能。而委托其他服务机构研发的好处是能够借助专业机构的技术实力和丰富经验，缩短研发周期，快速上线使用。这些专业机构在行业内积累了大量的成功案例，他们的技术团队能够运用先进的技术手段打造高效的线上对接系统。
当然，线上对接工具普遍存在的问题也不少。例如，部分系统的信息匹配精准度还有待提高，虽然采用了大数据算法，但在一些复杂的采购需求和产品特性的匹配上，容易出现偏差。另外，线上沟通的流畅性也时常受到网络环境等因素的影响，可能导致买家和展商在交流过程中出现卡顿、信息延迟等情况。另外，一些系统的安全性存在隐患，可能会出现买家和展商信息泄露的风险，这也是主办方在选择和使用线上对接系统时需要重点关注和防范的问题。
孙立伟表示，近期在邀请买家过程中，遇到的最大问题是部分行业买家由于市场环境不稳定，对参加展会持观望态度，担心投入的时间和成本无法获得相应的回报。
为解决这一问题，福瑞德会展首先加强了与买家的沟通，通过线上沟通、一对一咨询等方式，深入了解他们的担忧和需求。在沟通中，福瑞德会展会向买家详细介绍展会为应对市场变化所做出的调整和创新，比如增加了更多行业趋势分析的论坛活动，邀请了权威专家为企业解读市场动态，帮助买家把握未来市场走向，以便更好地制定采购策略。同时，福瑞德会展也会与展商协商，为其提供更多的优惠政策，如价格折扣、采购补贴等，吸引展商参展。其次，福瑞德会展加强了展会的宣传推广，通过社交媒体、行业网站、专业杂志等渠道，向买家宣传展会的亮点和价值，提升展会的知名度和影响力。
来源：中外会展CICE
