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10年前的东东，今天还是香饽饽。

楚有才联合小伙伴Eric和Becky同学，综合多年的会议策划、运营与管理经验，潜心研究并总结了一套适合中国国情的，普适性的会议活动项目管理流程。这是目前市面上愿意分享的、能够找到的且是经过检验和摸索的最强大的会议项目流程管理（没有之一）。

一个会议的完成需要数千封邮件、上万个电话、上百次面对面的交流协调和考察，工作量之大，超出想象。

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OK ,不啰嗦了开始吧！

1.会议方案

1.1会议的定位

1.1.1 会议的目的、宗旨、意义

1.1.2预设会议的规模目标

1.1.3来宾的行业类别、重点行业类别

1.1.4预计或设定来宾的层次定位

1.2确定会议的时间

1.2.1确定总体年月日（日期）

1.2.2确定会议的时间与时段安排

1.3确定会议的举办地点

1.3.1确定举办地点的备选场地和首选场地（2个或以上）

1.3.2确定场地使用/租用方案

1.3.3会场考察

1.3.4场地合作谈判

1.3.5场地合同、协议或备忘录签订

1.4确定会议的主办方、合作方、支持方……

1.4.1决策人、主办方（或上级组织）的批准、或外事报批

1.4.2获得会议合作（合作方、行业协会）方案和协议

1.4.3获得支持机构的支持函

1.4.4会议的赞助计划和赞助方案

1.5确定会议的形式

1.5.1 研究同类会议或总结历史会议的规律

1.5.2会议的讨论形式及数量（主旨演讲、主题演讲、对话、圆桌讨论、专业培训、小组讨论）

1.5.3演讲嘉宾的招募形式、数量、境内外嘉宾的初步人选和比例

1.5.4是否有展示、展览以及特殊活动安排

1.6会议议题和演讲人确定

1.6.1 成立临时性或永久性的（顾问、学术、咨询）委员会，召开委员会会议

1.6.2确定大会主题

1.6.3会议议题对外调研/内部确定

1.6.4初步确定会议议题/征文的类别和范围

1.7演讲嘉宾人选筛选

1.7.1确定演讲人的参与方式（推荐、引荐、经纪、自荐、投稿录取……）

1.7.2根据参与方式制定演讲嘉宾招募方案或邀请方案

1.7.3根据方案开展嘉宾邀请工作（设计嘉宾征集商函、推广信等）

1.7.4合作方等其他推荐和联络

1.7.5定期回顾进展、评估人选、初步人选

1.7.6 演讲人的沟通、拜访

1.7.7人选的确定和变更事宜

1.7.8签订演讲人意向书、确认书

2.预算管理

2.1确定营收目标和收入来源

2.1.1 确定会议的财务目标（盈利、非盈利、纯投入？）

2.1.2确定注册费收入和预计付费人数

2.1.3开通在线、微信注册，支付接口对接

2.1.4预估赞助目标，确定现金赞助收入

2.1.5确定联合（支持）单位的出资比例

2.1.6确定非资金赞助的项目（场地、媒体合作、实物、人员等）

2.2确定预算支出

2.2.1 确定能承受的总预算支出

2.2.2确定会议的预计最多总人数（包括免费的代表和演讲嘉宾）

2.2.3确定会议的演讲嘉宾的人数、国际国内比例、差旅费、演讲费和礼品方案

2.2.4根据会议方案确定各项可变成本

2.2.5根据会议方案确定会议的固定开支

2.3预算表制定及调整

2.3.1制定初步预算

2.3.2预算调整，设定定期回顾机制

2.3.3根据大会注册人数，现场人数，调整会议支出（餐饮、交通等）

2.4台账管理

2.4.1设定台账

2.4.2收入监测登记、发票管理

2.4.3支出监测登记、发票管理

2.5结算

2.5.1 确定收入到账

2.5.2支付渠道结算、在线注册费手续费

2.5.3确定付款、支付尾款

2.5.4结算表

3.项目进程管理

3.1制定项目进程表

3.1.1确定项目工作成员

3.1.2确定任务特性和重点

3.1.3项目编号、立项、预算三单制作

3.2阶段工作会议

3.2.1启动会议，任务分工

3.2.2专项会议和汇报

3.2.3进场会议

3.2.4现场当天总结会议

3.3预算管理（同预算管理）

3.4现场管理（同以下现场流程和搭建）

3.5项目存档（同以下会议总结报告）

4.主题活动策划（如主题晚宴、考察）

4.1 活动方案确认

4.1.1 活动主题确认

4.1.2 活动场地确认（场地考量因素：人数、搭建、天气、交通）

4.1.3 活动预算确认

4.1.4 来宾范围及人数、VIP确认

4.1.5 表演或推介活动确认

4.1.6 餐饮安排（小吃+正餐，确认菜品/酒水采购）

4.1.7 搭建及布置确认（搭建风格及主题/装饰画等提前到位）

4.2 现场管理方案确认

4.2.1 现场管理人员安排（总控+主持+引导/交通+餐饮协调）

4.2.2现场考察地点以及接待方案

5.会议网站

5.1确定网站域名及邮箱

5.1.1域名备案/续费/服务器租赁

5.1.2确认是否开通秘书处邮箱

5.2会议网站内容

5.2.1栏目构架确认

5.2.2栏目二级目录

5.2.3代表参会的注册费确认及上网对接

5.2.4 论文提交、住宿预定等功能块的开通

5.2.5及时更新演讲嘉宾、赞助商、媒体支持单位的信息

5.3网站前台及后台开放时间确认

5.3.1确定时间和进度

5.3.2设定管理职责和工作机制

6.媒体及推广

6.1 媒体合作

6.1.1 确定媒体合作方案

6.1.2 联系媒体，签订合约

6.1.3 软文投放及新闻发布

6.2 媒体邀请

6.2.1 确定媒体邀请名单

6.2.2 媒体邀请函及发送

6.2.3 新增媒体人更新并入库

6.3 媒体接待

6.3.1 确定媒体接待人员及相关事宜

6.3.2 新闻稿撰写，细化及修改，翻译

6.3.3 新闻预热及发布

6.3.4 新闻稿发布、报送及打印

6.3.5 现场媒体室、摄影区配置

6.4 媒体监测及报告

6.4.1 收集媒体发布新闻集锦

6.4.2存档并总结

7.赞助与合作

7.1赞助计划设定

7.1.1根据大会的营收指标确定大会赞助目标

7.1.2确定赞助项目和赞助方式

7.1.3确定赞助方案书并确认翻译

7.2赞助销售

7.2.1确定潜在的赞助商

7.2.2邮寄或发送赞助商函

7.2.3电话销售或销售拜访

7.2.4商谈和合同签订

7.2.5款项和发票跟进

8.供应商合作与管理

8.1会议需求确认

8.1.1会议场地需求确认

8.1.2会议会场、摆位图要求确认

8.1.3会场、活动搭建需求确认

8.1.4会场、活动AV音响设备需求确认

8.1.5同传设备、译员需求确认

8.1.6会议胸卡、设备租赁需求确认

8.1.7会议嘉宾接送机、转场交通、会后考察交通需求确认

8.1.8会议平面设计需求确认

8.2会议供应商选择与洽谈

8.2.1主要供应商筛选

8.2.2供应商场地考察（AV）

8.2.3供应商场地考察(搭建及同传)

8.2.4供应商报价

8.2.5供应商报价评定及预算控制

8.2.6确认供应商供应商

8.3合同签订

8.3.1供应商提供合同

8.3.2核实合同内容的准确及规范性

8.3.3合同呈报及签订

8.3.4合同扫描存档

8.4供应商付款

8.4.1验收相关活动服务效果

8.4.2与供应商核对账户信息

8.4.3财务付款至供应商

8.4.3发票管理

9.演讲嘉宾及贵宾管理

9.1 会议前期演讲嘉宾及贵宾的接待安排

9.1.1 演讲嘉宾、贵宾行程的确定

9.1.2 机票预订（自行预订或委托旅行社预订）

9.1.3 与演讲嘉宾、贵宾沟通住宿要求

9.1.4 预订酒店住宿

9.1.5 接送机安排（委托旅行社、请示中心领导安排接待）

9.1.6 告知演讲嘉宾PPT收集时间

9.1.7 演讲人PPT模板

9.1.8 演讲嘉宾AV需求确认

9.1.9 告知演讲嘉宾参会具体着装要求、旅行安全等注意事项

9.2 会议前期准备

9.2.1 讲课费预支，签收表制作

9.2.2 礼品发放名单的确认

9.2.3 礼品的确认及购买，签收表制作

9.3 会议现场演讲嘉宾及贵宾的协调管理

9.3.1 演讲嘉宾、贵宾入住办理、费用说明（信用卡担保、杂费自理）

9.3.2 演讲嘉宾PPT的最终收集、播放调试

9.3.3 指导演讲嘉宾使用激光笔并演示

9.3.4 演讲嘉宾讲课费签收

9.3.5 演讲嘉宾、贵宾礼品签收

9.3.6 送机信息的安排确认

9.4 会议后期演讲嘉宾及贵宾沟通与反馈

9.4.1 感谢信发送

9.4.2 照片分类归档

9.4.3 照片、会后资料、新闻等发送给演讲人

10.注册管理与代表招募

10.1网站注册管理与维护

10.1.2网站后台注册费设置调试

10.1.1定期关注、维护后台登录代表

10.1.2在线代表注册咨询

10.1.3在线与会代表注册费统计查看

10.1.4与会代表注册费收取（汇款方式）

10.1.5与会代表注册费发票管理

10.2数据库整理

10.2.1整合潜在付费参会代表信息

10.2.2整理并汇总电话销售名单

10.3与会代表招募

10.3.1平邮第一次宣传折页（微信推送）

10.3.2平邮第二次宣传折页（微信推送）

10.3.3 Enews-Letter或微信推送宣传

10.3.4支持合作媒体宣传

10.3.5集中电话销售

11.主形象设计、印刷、会刊、信封、Flyer、席卡、台卡等

11.1平面设计内容确认

11.1.1会议主形象确认

11.1.2会议信封、纸袋、包装

11.1.3会议宣传折页（第一次、第二次）

11.1.4会刊排版及会刊封面设计

11.1.5胸卡底图

11.1.6易拉宝形象确认

11.1.7餐券设计确认

11.1.8大会议程小折页

11.1.9活动邀请函

11.1.10车头牌

11.2会议主形象应用范围

11.2.1会场背景板或LED主形象

11.2.2会刊封面

11.2.3易拉宝底图

11.2.4主题活动主背景

11.2.5会议流程PPT背景

11.3会议相关设计稿件定稿时间

11.3.1会刊于会议开始前一周定稿并打小样，成品提前一天送达主会场

11.3.2会议资料包稿件提前一天送达主会场

11.3.3餐券、大会议程小折页、邀请函、胸卡设计于会议开始前一周定稿，并提前3天送至会场

11.3.4会议席卡名单提前3天确认，并出成品

12.会场布置

12.1会场需求确认

12.1.1主舞台摆位图确认

12.1.2演讲台旁边需放置水杯和矿水

12.1.3会场投影设备确认

12.1.4会场音频接口数量确认

12.1.5会场摆桌、摆位图图确认

12.1.6会场VIP室确认

12.2会场标识设置

12.2.1酒店大堂水牌尺寸确认

12.2.2易拉宝标识

12.2.3酒店人员、志愿者指引主会场

12.3会场搭建确认

12.3.1进场搭建时间确认

12.3.2主舞台搭建及与第一排的距离

12.3.3 AV设备音控台、LCD背投电视搭建位置确认

12.3.4投影幕布搭建位置确认

12.3.5同传房搭建确认

12.3.6会议摆台、摆桌确认

12.3.7全程摄像点位置确认

12.3.8如有分会场，相关搭建确认

13.现场工作人员分工安排

13.1工作人员管理

13.1.1成立项目小组和人员分工

13.1.2制定岗位说明和分工表

13.1.3工作人员注意事项：服装要求、到岗时间、收工指令

13.1.4工作人员餐饮安排（包括外部工作人员）

13.1.5工作人员住宿安排

13.2摄影摄像人员

13.2.1确定摄影摄像工作需求书

13.2.2邀请摄影摄像

13.2.3摄影摄像岗前培训，注意事项，拍摄要求

13.3供应商（搭建、AV、同传）工作人员管理

13.3.1外部工作人员分工与需求

13.3.2外部工作人员进场通知

13.3.3外部工作人员岗前培训

13.3.4外部工作人员负责人，汇报机制，验收人员

13.4志愿者管理

13.4.1 志愿者招募、招募说明书

13.4.2制定志愿者工作岗位和说明

13.4.3志愿者招募

13.4.4志愿者岗前培训，培训人

13.4.5志愿者签到、费用发放等

14.进场前工作

14.1 物料准备与运输

14.1.1 确认大会需求、购买缺失物品

14.1.2制定并填写进场物料单

14.1.3物品打包、分类、收件人（托运保管人）

14.2 财务准备，现金准备

14.2.1 物料运输计划及实施

14.2.2 研究现场现金使用情况

14.2.3 现金预支、签收准备

14.3 进场协调会

14.3.1 制作进场人员名单、联系方式

14.3.2 召开进场协调会、任务单派发

15.现场注册管理

15.1注册台搭建

15.1.1注册台搭建时间确认

15.1.2注册台搭建区域、位置确认

15.1.3注册台搭建需求确认（几张桌子，几把椅子，桌套，电源插座，椅套）

15.1.4注册区域台卡摆放

15.1.5注册台开放时间确认

15.2注册区域分工

15.2.1前期注册代表注册区域（准备与会代表名录)

15.2.2 VIP/演讲嘉宾注册区域

15.2.3媒体签到/现场代表注册区域

15.2.4财务管理区域

15.2.5资料发放区域/胸卡现场打印区域

15.2.6注册流程确认

15.2.7员工、志愿者培训

15.3注册流程管理

15.3.1前期代表注册（网上注册代表名录）

15.3.2现场代表注册（现场填写表格、胸卡打印、付款）

15.3.3 VIP/演讲嘉宾签到

15.3.4发票签收（提前发票装袋、签收表格）

15.3.5会议资料发放

16.翻译与同传

16.1 稿件翻译

16.1.1 会刊内容确认并安排翻译

16.1.2 活动新闻稿确定并翻译

16.1.3 活动主持稿、司仪稿、流程确认并翻译

16.2 同传安排

16.2.1 同传供应商选定（合约及同传译员）

16.2.2 同传现场管理（搭建/现场人员对接/同传设备租借规则）

17.现场会场搭建预验收

17.1会场座位布置

17.1.1制定主会场、分会场布置需求

17.1.2根据搭建需求制作台型图

17.1.3确认台型图，并根据需求变更重新制作并再次确认

17.1.4将确认后的台型图，座位图和布置需求发给酒店，明确布置完成的时间和验收时间

17.1.5验收人员根据台型图和布置需求逐一验收

17.1.6茶歇期间的卫生打扫验收

17.1.7茶歇期间翻台和再布置及验收

17.2设备AV搭建

17.2.1制定主会场、分会场AV配置需求书，确定哪些酒店提供，哪些供应商提供（视频、音频、同传、投影幕和投影仪、话筒）

17.2.2将需求书发给酒店和供应商，明确布置的时间和验收时间

17.2.3进行场地AV布置测量和考察

17.2.4确定验收人员进行验收并测试设备

17.3台卡和席卡布置

17.3.1确定出席嘉宾、VIP名单、打印席卡

17.3.2确定座次，并根据台型图和座次设计摆放图

17.3.3验收人员验收摆放以及姓名是否正确

17.3.4茶歇期间撤换及验收

17.4VIP和演讲嘉宾休息室布置

17.4.1和酒店选择并确认VIP室和休息室的地点

17.4.2确定休息室的开放时间和布置时间

17.4.3确定布置需求和设备需求

17.4.4验收确认

17.4.5茶歇期间清洁验收

17.5 舞台和背景搭建

17.5.1场地考察确定搭建规格，确定背景形式（LED还是搭建）、舞台尺寸、高度、舞台上的布置

17.5.2制定舞台搭建需求书，并发到供应商和酒店

17.5.3舞台和背景效果图及确认

17.5.4搭建验收确认

17.6注册区搭建

17.6.1注册区确认

17.6.2注册区设备和家具需求和搭建说明书

17.6.3注册区台卡打印，设备租赁

17.6.4注册区搭建开放时间确认，注册区需求发给酒店

17.6.5注册区搭建验收

17.7指示和标示布置

17.7.1确认指示的类型和数量，制作需求书，布置地点说明

17.7.2指示的设计效果图及确认

17.7.3现场布置验收

17.7.4酒店电子水牌的尺寸确定

17.7.5酒店电子水牌的布置和更换时间，将需求发给酒店

17.7.6转场的布置，撤换

18.现场流程管理

18.1现场注册流程

18.1.1注册台的功能划分

18.1.2人员配置和分工，确定总负责人

18.1.3制定现场注册工作流程

18.1.4制定单独的收款和发票领取流程

18.1.5人员培训和演练

18.1.6人员到岗布置和开放时间

18.2主持人流程

18.2.1确定主持人及准备主持稿

18.2.2 主持人前期沟通

18.2.3主持人提前排练验收

18.2.4主持人工作手册

18.2.5现场流程变更的传达

18.3现场流程把控

18.3.1根据会议日程确定会议时间把控总表，工作人员进场到岗表，确定流程总负责人

18.3.2茶歇后提醒进场及验收

18.3.3现场超时提醒机制设计

18.3.4 VIP进场提醒、VIP进场、退场线路和时间确认

18.3.5翻台，重新布置，席卡摆放工作书和验收

18.3.6 现场PPT管理系统调试与人员安排

18.4餐饮流程

18.4.1确定用餐时间

18.4.2确定餐饮和活动的流程表，并发给餐饮场所和AV供应商

18.4.3餐饮流程总控制，职责分工

18.4.4开饭时间和结束时间提醒

19.餐饮管理

19.1.1用餐地点确认

19.1.2用餐形式确认

19.1.3茶歇菜单确认

19.1.4午餐/晚餐菜单确认

19.1.5确认酒水是否由主办方自带

19.1.6用餐场地布置确认

20.交通管理

20.1会议期间参会者交通

20.1.1预估参会者从会场至用餐地点人数

20.1.2确认租赁大巴公司

20.1.3确认是否配备随车导游

20.1.4确认随车工作人员安排

20.1.5行车路线确认

20.1.6制作车头牌

20.2大会演讲嘉宾及VIP交通

20.2.1确认演讲嘉宾及VIP交通方式、时间

20.2.2确认购票方式（旅行社代理或自行携程）

20.2.3安排旅行社导游接送机

20.2.4安排车辆、司机接送机

20.2.5确认各位领导进行一对一接送机接待

20.2.6在沪接待用车安排

20.3会前、中、后游交通

20.3.1会前、中、后游时间、地点、线路确认

20.3.2与游览地点场馆沟通、确定联系人

20.3.3租车数量确认

20.3.4随车导游确认

20.3.5工作人员协调

21.风险管理

21.1风险分析，确定重点风险

21.1.1风险评估

21.1.2 风险预案

21.1.3 购买保险或者风险演练/培训

21.2制作现场工作人员紧急联络表和工作职责简表

21.2.1包括工作组，搭建商，酒店，供应商，演员，演讲嘉宾等

21.2.2 确定总联络人/联席会议

21.3演讲人风险和控制

21.3.1演讲人无法出席会议以及备案

21.3.2演讲人的行程变化，晚点，迟到等

21.3.3演讲人的服装和语言不规范

21.3.4演讲人的PPT有政治倾向，地图有台湾，单位广告问题等

21.3.5PPT视频等无法正常播放

21.3.6代表证、席卡名字打错

21.4合同风险

21.4.1合同未及时签订

21.4.2款项为进账，发票未开具

21.4.3供应商违约

21.4.4设备进场延迟

21.4.5搭建损坏财物和人员

21.5场地风险

21.5.1场地被政府和军队征用，场地备案

21.5.2露天场地的天气，备案

21.5.3人数超过容纳面积，早餐区域不够等等

21.5.4与会代表的资料、证件在会场遗失

21.5.5新场地装修噪音及垃圾

21.6设备风险

21.6.1现场设备故障、激光笔和话筒失灵

21.6.2同传设备遗失

21.6.3确定现场技术负责人及工作职责

21.6.4特殊设备租赁备案，例如苹果转换器

21.7交通风险

21.7.1转场堵车，迟到

21.7.2无停车点

21.7.3代表未赶上大巴

21.8注册风险

21.8.1在线注册系统故障

21.8.2人数少于预期预警

21.8.3实施扩大与会代表的方案

21.9预算风险

21.9.1预算超标预警

21.9.2决定增加收入的方案

21.9.3预算调整

21.10印刷品风险

21.10.1印刷品校订流程控制

21.10.2印刷品打样确认

22.满意度调查

22.1制定调查表

22.1.1确定调查的重点内容、确定现场和会后调查的方式

22.1.2调查表的设计、排版和翻译

22.2发放和回收

22.2.1现场发放的时间，发放人，回收人确认

22.2.2会后电子邮件和电话跟踪

22.3分析报告

22.3.1数据整理

22.3.2报告撰写

23.会后服务

23.1与会代表服务

23.1.1感谢信发送

23.1.2照片和PPT链接发送

23.1.3退款和收款、发票等

23.1.4会后满调查

23.2演讲嘉宾服务

23.2.1感谢信发送

23.2.2照片发送

23.2.3会后调查

23.2.4新年贺卡发送

23.3赞助商服务

23.3.1感谢信发送

23.3.2款项到账、发票

23.4主办方服务

23.4.1结算报告

23.4.2会后报告

23.4.3参会名单

23.4.4绩效评估表

23.4.5媒体监测报告

23.4.6照片视频刻盘

23.5供应商服务

23.5.1履约情况报告或处理情况

23.5.2补充协议、结算清单和尾款支付、发票

23.5.3感谢信或投诉建议

24.会后报告

24.1结算报告

24.1.1结算表

24.1.2合同和发票归档

24.2大会报告

24.2.1统计参会情况

24.2.2参会报告撰写

24.3大会改进报告（内部）

24.3.1召开总结大会

24.3.2问题报告和后续改进建议

24.4满意度报告

24.4.1搜集整理数据

24.4.2搜撰写报告

24.5投诉处理报告

24.5.1搜集投诉建议信息以及处理

24.5.2整理投诉处理报告和后续改进

24.6项目资料存档

24.6.1制作存档目录，搜集存档资料

24.6.2纸质存档和电子存档

好了，到此为止，做到上面的这些仅仅是一个开始，仅仅是一个良好而开端，一般而言需要做过5个以上的会议的磨合才能熟练掌握，才能有更细致的体会和感悟。事无巨细，任何一个环节都不能马虎。

这是一个折磨人的工作，如果你爱一个人就让TA去做一场大会，如果你恨一个人也让TA去做一场大会。希望哪怕是非职业会议经理人也能把会议当做一个专业的事情去做，这样中国服务业的“智慧”因素才能提升。